Začnite s najširšími informáciami o konkrétnej spracovateľskej činnosti, potom postupne zúžte rozsah až kým zdokumentujete každú požiadavku podľa článku 30. Dokumentácia využívajúca tento typ prístupu vám pomôže vytvoriť úplný a komplexný záznam o vašich spracovateľských činnostiach, v rámci ktorého dokumentujete rôznymi typmi informácií zrnitým spôsobom a zmysluplne ich spájate.

Potrebujeme aktualizovať náš záznam o spracovateľských aktivitách?

Vedenie záznamu o vašich spracovateľských činnostiach nie je jednorazová činnosť. Informácie, ktoré dokumentujete, musia odrážať súčasnú situáciu, pokiaľ ide o spracovanie osobných údajov. Takže by ste mali záznam považovať za živý dokument, ktorý aktualizujete podľa potreby. To znamená, že by ste mali vykonávať pravidelné kontroly informácií, ktoré spracovávate, aby ste zabezpečili, že vaša dokumentácia zostane presná a aktuálna.

 

Čo ak máme existujúcu dokumentačnú metódu?

Okrem ochrany údajov organizácie často podliehajú niekoľkým ďalším predpisom, ktoré majú vlastnú dokumentačnú povinnosť, najmä v odvetviach ako poistenie a financie. Ak vaša organizácia podlieha takýmto regulačným požiadavkám, môžete mať už zavedený rámec správy údajov, ktorý podporuje existujúce postupy dokumentácie. Môže sa dokonca prekrývať s požiadavkami GDPR na uchovávanie záznamov. Ak áno, GDPR vás nezakazuje kombinovať dokumentáciu vašich spracovateľských aktivít s vašimi existujúcimi postupmi pri vedení záznamov. Ale mali by ste byť opatrní, aby ste sa uistili, že môžete splniť všetky požiadavky článku 30, v prípade potreby upravením vášho rámca riadenia údajov tak, aby ste im vyhoveli.